Z czym kojarzą się systemy kolejkowe?

Systemy kolejkowe często kojarzone są z urzędami, instytucjami nastawionymi na obsługę petentów, przychodniami, ale obecnie ich zastosowanie jest znacznie szersze. Doskonałym przykładem jest Politechnika Warszawska, która wdrożyła nowoczesny system kolejkowy, wychodząc naprzeciw swoim studentom i innym użytkownikom. Dzięki współpracy z AJHmedia w murach uczelni pojawiły się ekrany główne i stanowiskowe, terminale przywoławcze oraz biletery, co znacznie usprawniło obsługę i poprawiło komfort użytkowników.

Jak działa system kolejkowy?

System kolejkowy działa poprzez elektroniczne zarządzanie kolejkami oczekujących klientów. Użytkownicy rejestrują się w systemie, otrzymując unikalny numer, który jest wyświetlany na ekranach informacyjnych. Pracownicy obsługujący kolejki korzystają z terminali przywoławczych, aby wezwać kolejnego klienta, co eliminuje potrzebę ręcznego zarządzania kolejkami i pozwala na bardziej płynny przepływ osób.

Zalety systemów kolejkowych

Systemy kolejkowe przynoszą korzyści zarówno dla klientów, jak i dla obsługujących ich pracowników. Oto główne zalety:

• Zwiększenie komfortu: Użytkownicy mogą wygodnie czekać na swoją kolej bez stresu związanego z niejasną kolejnością obsługi.
• Optymalizacja pracy: Pracownicy mają pełną kontrolę nad liczbą oczekujących, co pozwala na lepszą organizację pracy.
• Skrócenie czasu oczekiwania: Efektywnie zarządzane kolejki przyspieszają obsługę.
• Poprawa satysfakcji klientów: Klienci doceniają uporządkowany system, który eliminuje chaos i usprawnia obsługę.
• Wielofunkcyjność: Systemy mogą integrować różne funkcje, takie jak informowanie, przywoływanie i organizowanie pracy.

Możliwe komponenty systemów kolejkowych

Współczesne systemy kolejkowe składają się z różnych komponentów, które wspólnie tworzą spójny i efektywny system obsługi. Oto niektóre z nich:

Infokioski

Infokioski to interaktywne punkty informacyjne, które mogą być używane do rejestracji w kolejce, uzyskiwania informacji o usługach oraz sprawdzania statusu oczekiwania. Kioski mogą być indywidualnie dopasowane do potrzeb klienta . Oferowana jest szeroka gama od małych ściennych kiosków, przez wolnostojące z ekranem 19 lub 24", aż po wielkoformatowe totemy. Kioski mają dotykowe ekrany, dzięki czemu każdy odwiedzający bez przeszkód wybierze interesującą go usługę i otrzyma swój bilet z numerem w kolejce.

Monitory z wbudowanymi głośnikami

Monitory te wyświetlają informacje o aktualnym stanie kolejki, a wbudowane głośniki mogą dodatkowo informować głosowo o kolejnych numerach wezwanych do obsługi. Monitory również prezentowane są w dowolnych wielkościach. Standardowo wykorzystuje się monitory 43 lub 55", ale w mniejszych pomieszczeniach sprawdzi się również monitor 32", a na dużych salach 65" czy nawet 75".

Tablety przywoławcze

Tablety używane przez pracowników do zarządzania kolejką, przywoływania kolejnych osób i monitorowania liczby oczekujących. Tablety posiadają specjalne oprogramowanie, dzięki któremu pracownik jednym przyciskiem zaprosi kolejną osobę lub wstrzyma kolejkę w swoim stanowisku. 

Ekrany stanowiskowe

Mniejsze ekrany umieszczone na stanowiskach obsługi, które pokazują numer aktualnie obsługiwanej osoby oraz inne istotne informacje. To dzięki tym wyświetlaczom klient wie, do którego stanowiska należy podejść. 

Czy warto inwestować w system kolejkowy?

Nasza odpowiedź jest jedna - TAK. Niezależnie, czy prowadzisz małe biuro, czy potrzebujesz zorganizować kolejkę w kilku salach jednocześnie, to rozwiązanie niewątpliwie pomoże Ci zoptymalizować pracę Twoich pracowników, Tobie da feeback z ilości obsługiwanych gości i wydajności pracowników, a jednocześnie zapewni przejrzystość kolejki. Inwestycja w system kolejkowy przynosi wiele korzyści, zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Dzięki efektywnej organizacji kolejki, firmy i instytucje mogą znacznie poprawić jakość obsługi klientów, co przekłada się na wyższą satysfakcję i lojalność klientów. Ponadto, lepsza organizacja pracy prowadzi do wyższej wydajności pracowników i redukcji czasu potrzebnego na obsługę każdej sprawy.

Jakie korzyści płyną z wdrożenia systemu kolejkowego?

Wdrożenie systemu kolejkowego przynosi szereg korzyści:

• Zwiększenie efektywności obsługi: Lepsza organizacja pracy pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie czasem.
• Poprawa komunikacji: Systemy kolejkowe mogą integrować funkcje informacyjne, co ułatwia komunikację z klientami.
• Redukcja stresu: Zarówno dla klientów, którzy nie muszą martwić się o swoją kolejność, jak i dla pracowników, którzy mają lepszą kontrolę nad swoim harmonogramem pracy.
• Profesjonalny wizerunek: Nowoczesne systemy kolejkowe podnoszą prestiż instytucji, pokazując, że dba ona o komfort swoich klientów.

Od czego zależy cena systemu kolejkowego?

Cena systemu kolejkowego zależy od kilku czynników:

• Zakres funkcji: Im bardziej zaawansowane funkcje, tym wyższa cena.
• Skala wdrożenia: Większe systemy, obsługujące więcej stanowisk i klientów, są droższe.
• Komponenty: Rodzaj i liczba użytych komponentów, takich jak monitory, infokioski, tablety, wpływa na koszt.
• Personalizacja: Dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb klienta może zwiększyć koszty.
• Wsparcie i serwis: Koszt może również obejmować opłaty za instalację, szkolenie personelu i wsparcie techniczne.

System kolejkowy od AJHmedia we współpracy z firmą SEDCO

AJHmedia, we współpracy z firmą SEDCO, oferuje zaawansowane systemy kolejkowe, które zostały wdrożone w wielu renomowanych instytucjach, takich jak PKO BP SA, PGNiG, Koleje, ministerstwa, urzędy pracy i starostwa w całej Polsce. Te instalacje pokazują, jak skuteczne mogą być systemy kolejkowe w różnorodnych środowiskach, od banków po instytucje publiczne, zapewniając lepszą organizację pracy i większy komfort dla wszystkich użytkowników.

Kilka słów podsumowania

Systemy kolejkowe to nowoczesne rozwiązania, które przynoszą liczne korzyści zarówno dla klientów, jak i dla pracowników instytucji obsługujących duże ilości osób. Dzięki takim systemom, jak te oferowane przez AJHmedia we współpracy z SEDCO, możliwe jest znaczne usprawnienie procesów obsługi, co przekłada się na wyższą efektywność i satysfakcję wszystkich użytkowników.

Zalety systemów kolejkowych są niezaprzeczalne: zwiększają komfort oczekiwania, skracają czas oczekiwania, poprawiają organizację pracy oraz umożliwiają lepszą komunikację z klientami. Komponenty takie jak infokioski, monitory z wbudowanymi głośnikami, tablety przywoławcze i ekrany stanowiskowe tworzą kompleksowe i spójne systemy, które mogą być dostosowane do potrzeb każdej instytucji.

Inwestycja w system kolejkowy jest decyzją, która szybko przynosi korzyści, zarówno pod względem operacyjnym, jak i wizerunkowym. Systemy te pozwalają instytucjom na profesjonalne i efektywne zarządzanie kolejkami, co jest szczególnie istotne w dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie.

Cena systemu kolejkowego zależy od wielu czynników, takich jak zakres funkcji, skala wdrożenia, użyte komponenty oraz potrzeba personalizacji. Mimo to, korzyści płynące z takiej inwestycji są znacznie większe niż początkowe koszty.

Przykłady wdrożeń systemów kolejkowych przez AJHmedia, takie jak instalacje w PKO BP SA, PGNiG, na kolejach, w ministerstwach, urzędach pracy i starostwach w całej Polsce, pokazują, że systemy te sprawdzają się w różnych środowiskach i są kluczowym elementem poprawy jakości obsługi klienta.

Wdrożenie systemu kolejkowego na Politechnice Warszawskiej to tylko jeden z wielu przykładów, jak takie rozwiązania mogą przynieść korzyści również w środowiskach edukacyjnych. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, każda osoba korzystająca z sekretariatu może teraz cieszyć się wygodą i przejrzystością obsługi, co przekłada się na ogólne zadowolenie i lepsze doświadczenia użytkowników.

Podsumowując, systemy kolejkowe są nie tylko narzędziem do zarządzania kolejkami, ale także inwestycją w przyszłość, która przynosi wymierne korzyści dla każdej instytucji i jej klientów.