System kolejkowy - sposób na organizację pracy Twojej firmy

Co to jest system kolejkowy?

System kolejkowy to zautomatyzowany system zarządzania kolejkami, który pozwala na uporządkowanie i usprawnienie obsługi klientów w różnego rodzaju placówkach. Głównym celem systemu kolejkowego jest zminimalizowanie czasu oczekiwania oraz zwiększenie satysfakcji klientów poprzez zapewnienie sprawnego i sprawiedliwego dostępu do usług. Systemy kolejkowe są szczególnie użyteczne w miejscach, gdzie obsługiwane są duże ilości osób, takich jak przychodnie, urzędy, banki czy placówki pocztowe. Świetnie sprawdza się również na lotniskach, szpitalach i uczelniach, czyli wszędzie tam, gdzie należy nadzorować kolejkę klientów. 

Ile kosztuje system kolejkowy?

Koszt systemu kolejkowego zależy od wielu czynników, takich jak:

• Rozmiar placówki i liczba obsługiwanych klientów.
• Zakres funkcji i technologii zastosowanych w systemie.
• Liczba stanowisk obsługowych.
• Typ i jakość używanego sprzętu (ekrany, biletomaty, oprogramowanie).
• Ilość dodatkowych sprzętów - wyświetlaczy stanowiskowych, terminali przywoławczych, monitorów wielkoformatowych itd. 

Przykładowe koszty mogą się wahać od kilku tysięcy złotych dla małych placówek, do kilkudziesięciu tysięcy złotych dla dużych, kompleksowych systemów obsługujących wiele stanowisk. Inwestycja ta jest jednak zazwyczaj szybko zwracana dzięki poprawie efektywności i jakości obsługi klientów.

Z czego się składa system kolejkowy?

System kolejkowy składa się z kilku kluczowych elementów:

1. Kolejkomat (biletomat) - Urządzenie, które wydaje bilety z numerami kolejkowymi. Na jego dotykowym ekranie klient może wybrać interesującą go usługę oraz pobrać bilecik, kierujący do właściwego stanowiska. 
2. Monitory wielkoformatowe - Monitory informacyjne umieszczone w różnych miejscach placówki, pokazujące aktualny stan kolejki i wywoływane numery. Dodatkowe oprogramowanie pozwoli również na wyświetlanie aktualnych informacji z świata, pogody, czy regulaminu danej placówki. 
3. Oprogramowanie zarządzające - System komputerowy zarządzający kolejką, monitorujący przepływ klientów i optymalizujący procesy obsługi. Oprogramowanie, które oferuje w swej ofercie AJHmedia, posiada również moduł statystyk i raportów, dzięki którym administrator ma możliwość bieżąco analizować obciążenie konkretnych działów oraz osób. Dodatkowo istnieje możliwość połączenia go z rezerwacją wizyt online, dzięki czemu zyskujemy jeszcze większą kontrolę nad zapisywanymi wizytami, a klienci możliwość przyjazdu na konkretnie umówioną godzinę. 
4. Terminale stanowiskowe - Urządzenia typu tablet używane przez personel do wywoływania kolejnych numerów i zarządzania kolejką.
5. System powiadamiania głosowego - Opcjonalne rozwiązanie, które dodatkowo informuje klientów o wywoływanych numerach za pomocą komunikatów głosowych. Dzięki rozwiązaniom AJHmedia i wykorzystywaniu monitorów z wbudowanymi głośnikami klienci otrzymują takie rozwiązanie bezkosztowo. Wyjątkiem stanowią duże placówki, w których jest konieczność zamontowania dodatkowo głośników sufitowych lub ściennych dla wzmocnienia głosowego przekazu. 

Kolejkomat, biletomat, automat kolejkowy - różne nazwy, jedno urządzenie

Kolejkomat, biletomat czy automat kolejkowy to różne nazwy używane do opisania tego samego urządzenia. Jest to maszyna, która wydaje bilety z numerami kolejkowymi, pozwalając klientom na pobranie numeru i oczekiwanie na swoją kolej w wygodny sposób. Kolejkomaty są kluczowym elementem systemu kolejkowego, umożliwiającym sprawiedliwą i efektywną obsługę klientów. Dla wygody użytkowników biletomaty mogą przybrać formę wolnostojącą lub wiszącą na ścianie. Biletomaty wolnostojące dodatkowo mogą mieć regulację pochylenia ekranu lub opcję elektrycznego obniżania i podwyższania monitora tak, by umożliwić korzystanie również osobom z niepełnosprawnością ruchową. Biletomaty obsługują jednocześnie klika języków, a dzięki możliwościom wgrania nowych modułów języki te mogą być wymiennie stosowane. 

Zalety używania biletomatu w placówkach

Korzystanie z biletomatu w placówkach przynosi wiele korzyści, przede wszystkim:

• Zmniejszenie chaosu: Klienci otrzymują numery, co eliminuje konieczność tworzenia tradycyjnych kolejek i chaosu związanego z nieuporządkowaną obsługą.
• Poprawa komfortu klientów: Klienci mogą wygodnie oczekiwać na swoją kolej, siedząc w poczekalni, bez potrzeby stania w długiej kolejce.
• Zwiększenie efektywności obsługi: Personel może lepiej zarządzać czasem i zasobami, obsługując klientów w bardziej uporządkowany sposób.
• Lepsze zarządzanie przepływem klientów: Oprogramowanie zarządzające umożliwia dokładne monitorowanie i analizowanie przepływu klientów, co pozwala na lepsze planowanie i optymalizację zasobów.

Co wnosi system kolejkowy dla firmy?

System kolejkowy przynosi firmie szereg korzyści, takich jak:

• Zwiększenie satysfakcji klientów: Uporządkowany system kolejkowy poprawia doświadczenia klientów, którzy nie muszą martwić się o długie oczekiwanie i chaos.
• Poprawa wydajności pracy: Personel może skupić się na obsłudze klientów zamiast na zarządzaniu kolejką, co zwiększa efektywność pracy.
• Lepsze zarządzanie czasem: System kolejkowy pozwala na dokładne monitorowanie czasu obsługi klientów, co umożliwia lepsze zarządzanie czasem pracy personelu.
• Profesjonalny wizerunek: Używanie nowoczesnych technologii, takich jak systemy kolejkowe, podkreśla innowacyjność i profesjonalizm firmy.

System kolejkowy i jego zastosowanie

Systemy kolejkowe można wykorzystać w wielu różnych miejscach, aby usprawnić obsługę klientów i poprawić organizację pracy. Oto kilka kluczowych miejsc, w których systemy kolejkowe są szczególnie użyteczne:

System kolejkowy do przychodni

W przychodniach medycznych systemy kolejkowe znacznie usprawniają zarządzanie ruchem pacjentów. Dzięki kolejkomatom pacjenci mogą wygodnie pobierać numery i czekać na swoją kolej w przyjaznej atmosferze. Personel medyczny zyskuje lepszą kontrolę nad czasem i organizacją pracy, co pozwala na sprawniejszą obsługę i redukcję stresu zarówno dla pacjentów, jak i dla pracowników.

System kolejkowy do starostwa powiatowego

W starostwach powiatowych systemy kolejkowe pomagają w zarządzaniu dużą liczbą interesantów załatwiających sprawy urzędowe. System kolejkowy redukuje czas oczekiwania i poprawia organizację pracy urzędników, co znacząco wpływa na zadowolenie petentów.

System kolejkowy w bankowości

W oddziałach banków systemy kolejkowe umożliwiają sprawną obsługę klientów przychodzących załatwiać różnorodne sprawy bankowe. Kolejkomaty i ekrany informacyjne pomagają w zarządzaniu ruchem klientów, co zwiększa komfort obsługi i poprawia organizację pracy banku.

System kolejkowy w urzędzie pocztowym

W urzędach pocztowych systemy kolejkowe pomagają w zarządzaniu dużą liczbą klientów, którzy przychodzą wysłać przesyłki czy załatwić inne sprawy. Dzięki zastosowaniu biletomatów i ekranów informacyjnych, klienci mogą wygodnie oczekiwać na swoją kolej, co znacząco poprawia jakość obsługi.

System kolejkowy w praktyce

Firma AJHmedia specjalizuje się w dostarczaniu nowoczesnych systemów kolejkowych, które są wykorzystywane w różnych placówkach na terenie całej Polski. Oto kilka przykładów wdrożeń systemu kolejkowego od AJHmedia:

• Politechnika Warszawska: W budynkach Politechniki Warszawskiej system kolejkowy AJHmedia umożliwia sprawną obsługę studentów i pracowników, którzy przychodzą załatwiać sprawy administracyjne.
• Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) w Warszawie: W MSWiA system kolejkowy AJHmedia poprawił organizację obsługi petentów, co przełożyło się na większą efektywność pracy ministerstwa.
• USK Opole: W przychodniach medycznych, takich jak USK Opole, systemy kolejkowe znacznie usprawniają zarządzanie ruchem pacjentów.
• Starostwo Powiatowe w Krakowie: W starostwach powiatowych systemy kolejkowe pomagają w zarządzaniu dużą liczbą interesantów załatwiających sprawy urzędowe, redukując czas oczekiwania i poprawiając organizację pracy urzędników.
• PKO BP: W oddziałach banków, takich jak PKO BP, systemy kolejkowe umożliwiają sprawną obsługę klientów przychodzących załatwiać różnorodne sprawy bankowe.
• Sądy rejonowe i administracyjne: W sądach rejonowych i administracyjnych systemy kolejkowe AJHmedia pomagają w zarządzaniu ruchem interesantów, co zwiększa efektywność pracy i komfort oczekiwania na rozprawy.
• Urzędy pracy i starostwa w całej Polsce: W wielu urzędach pracy i starostwach powiatowych systemy kolejkowe AJHmedia poprawiają organizację pracy i zadowolenie petentów.

Systemy kolejkowe AJHmedia to niezawodne narzędzie, które przynosi korzyści zarówno klientom, jak i pracownikom obsługującym. Dzięki nim organizacja pracy w różnych placówkach staje się bardziej efektywna, co przekłada się na wyższą jakość świadczonych usług.